Tworzenie strony internetowej na WordPress to proces złożony, wymagający dobrej komunikacji między klientem a wykonawcą. Brak odpowiedniego przygotowania prowadzi często do frustracji, przekraczania terminów i rozczarowującego efektu końcowego.
Z moich doświadczeń wynika, że kluczem do sukcesu jest solidnie przygotowany brief – dokument inicjujący cały proces projektowy. W tym artykule dowiesz się, jak stworzyć taki brief, jakie elementy powinien zawierać i jak może uchronić Twój projekt przed kosztownymi błędami.
Czym jest brief projektowy strony WordPress?
Brief projektowy to dokument zawierający wszystkie kluczowe informacje potrzebne do stworzenia strony internetowej. Brief stanowi podstawę komunikacji między klientem a wykonawcą, definiując oczekiwania, wymagania i cele projektu. Ten dokument określa kierunek prac i służy jako punkt odniesienia podczas całego procesu tworzenia strony.
W odróżnieniu od specyfikacji technicznej, która koncentruje się na szczegółach implementacyjnych, brief skupia się na szerszym obrazie: celach biznesowych, potrzebach klientów i oczekiwanych rezultatach. Brief działa jak mapa drogowa, która pomaga wszystkim zaangażowanym stronom podążać w tym samym kierunku.
Projekty, które definiują kryteria sukcesu na początku, osiągają znacznie wyższy wskaźnik sukcesu (Net Project Success Score, NPSS). Przykładowo, projekty z jasno określonymi kryteriami sukcesu osiągają NPSS na poziomie 41, podczas gdy te bez nich – tylko 20, co oznacza ponad dwukrotnie wyższą skuteczność [pmi.org].
W kontekście tworzenia stron na WordPress dobry brief znacząco zwiększa prawdopodobieństwo, że strona będzie skutecznie realizować swoje zadania biznesowe.
Po co stosować brief przy tworzeniu strony na WordPress?
Brief projektowy przy tworzeniu strony WordPress pełni kilka kluczowych funkcji. Brief pozwala jasno zdefiniować cele biznesowe strony. Musisz wiedzieć, czy głównym celem jest generowanie leadów, sprzedaż produktów, budowanie wizerunku, czy może edukacja użytkowników.
Dokument ten eliminuje nieporozumienia i ustala realistyczne oczekiwania obu stron. Gdy klient i wykonawca mają ten sam dokument jako punkt odniesienia, ryzyko rozbieżności w interpretacji wymagań znacząco maleje.
W mojej praktyce przekonałem się, że projekty z dobrze przygotowanym briefem przebiegają przeciętnie o 40% sprawniej niż te bez takiego dokumentu. Brief pozwala zaoszczędzić czas, który w przeciwnym razie zostałby poświęcony na domysły i wielokrotne poprawki.
💡 Protip: Wykorzystaj narzędzia AI do analizy briefu i wskazania potencjalnych luk informacyjnych. Sztuczna inteligencja może zidentyfikować obszary, które wymagają doprecyzowania przed rozpoczęciem prac projektowych.
Funkcje briefu projektowego
Brief projektowy strony WordPress spełnia wiele istotnych funkcji w procesie tworzenia. Brief pełni funkcję informacyjną, dostarczając kompletnych danych o firmie, jej produktach, konkurencji, grupie docelowej oraz celach biznesowych strony. Wszystkie te informacje są niezbędne do stworzenia skutecznej witryny.
Dokument ten organizuje cały proces projektowy od początku do końca. Brief ustala priorytety, harmonogram prac i kluczowe etapy projektu. Dzięki temu wszyscy zaangażowani wiedzą, co i kiedy powinno zostać zrealizowane.
Brief zabezpiecza interesy zarówno klienta, jak i wykonawcy. Dla klienta stanowi gwarancję, że jego potrzeby zostały właściwie zrozumiane. Dla wykonawcy jest zabezpieczeniem przed ciągłymi zmianami zakresu prac, znanymi jako “scope creep”.
60% marketerów z udokumentowaną strategią uważa swoje działania za skuteczne, podczas gdy wśród tych z jedynie ustną strategią odsetek ten wynosi 32% [fronetics.com]. Brief pomaga upewnić się, że strona będzie nie tylko estetyczna, ale przede wszystkim skuteczna biznesowo.
Jak prawidłowo przygotować brief projektowy?
Prawidłowe przygotowanie briefu projektowego wymaga uwzględnienia szeregu kluczowych elementów. Brief powinien rozpoczynać się od opisu firmy i jej działalności. Możesz zawrzeć informacje o historii, misji, wizji i wartościach marki, które powinny być odzwierciedlone na stronie.
Określ precyzyjnie cele strony internetowej. Cele te powinny być konkretne, mierzalne i realistyczne. Przykładem dobrze zdefiniowanego celu jest “zwiększenie liczby zapytań ofertowych o 30% w ciągu 6 miesięcy od uruchomienia strony”.
Zdefiniuj dokładnie grupę docelową strony. Opisz demografię, zachowania, potrzeby i bolączki potencjalnych użytkowników. Im lepiej znasz swoją grupę docelową, tym skuteczniej będziesz mógł do niej przemówić.
Brief powinien zawierać również analizę konkurencji. Wskaż strony, które uważasz za inspirujące, oraz te, które Ci się nie podobają – z wyjaśnieniem przyczyn. Pozwoli to lepiej zrozumieć Twoje preferencje estetyczne.
Określ funkcjonalności, które muszą znaleźć się na stronie. Mogą to być formularze kontaktowe, systemy rezerwacji, sklep internetowy, blog, integracje z zewnętrznymi narzędziami czy systemy płatności. Pomocne jest podzielenie funkcji na “must-have” i “nice-to-have”.
Ustal harmonogram i budżet projektu. Realistyczne terminy i jasno określone granice finansowe pomagają w efektywnym zarządzaniu projektem. Według danych cytowanych przez IC Project, firmy stosujące metodyki zarządzania projektami i narzędzia kontrolne kończą aż 90% projektów w założonym budżecie, podczas gdy wśród firm bez takich praktyk, tylko 25% projektów mieści się w budżecie [icproject.com].
Na jakie pytania powinien odpowiadać brief projektowy strony WordPress?
Brief projektowy dla strony WordPress to dokument, który precyzyjnie określa zakres i założenia projektu. Odpowiednio przygotowany brief odpowiada na szereg ważnych pytań, które eliminują niedomówienia i tworzą solidne podstawy współpracy między klientem a wykonawcą.
Obowiązkowe pytania w briefie projektowym
Brief projektowy strony WordPress powinien odpowiadać na następujące pytania:
Pytania dotyczące firmy i marki:
- Kim jesteś i czym zajmuje się Twoja firma?
- Jaka jest historia, misja i wizja Twojego przedsiębiorstwa?
- Jakie wartości reprezentuje Twoja marka?
- Kim są Twoi główni konkurenci i co wyróżnia Cię na ich tle?
- Czy posiadasz już identyfikację wizualną (logo, kolory firmowe, typografię)?
Badania marketingowe wskazują, że spójna i wyrazista tożsamość marki może zwiększyć przychody firmy nawet o 23% [Lucidpress, Marq]. Dlatego dokładne przedstawienie firmy w briefie ma ogromne znaczenie dla spójności przekazu na stronie.
Pytania dotyczące celów biznesowych:
- Jaki jest główny cel biznesowy strony (sprzedaż, generowanie leadów, budowanie wizerunku)?
- Jakie konkretne, mierzalne rezultaty chcesz osiągnąć dzięki nowej stronie?
- W jaki sposób będziesz mierzyć sukces projektu (KPI)?
- Jakie działania mają podejmować użytkownicy na stronie?
- Jak strona internetowa wpisuje się w ogólną strategię biznesową?
Pytania dotyczące grupy docelowej:
- Kim są Twoi idealni klienci/użytkownicy (wiek, płeć, zawód, zainteresowania)?
- Jakie są ich potrzeby, problemy i oczekiwania?
- Jak zachowują się online i jakich urządzeń najczęściej używają?
- Jakie mają preferencje dotyczące komunikacji?
- Co może ich przekonać do podjęcia oczekiwanego działania?
Nielsen Norman Group podkreśla, że projektowanie z myślą o użytkownikach (user-centered design) i testowanie z reprezentatywnymi użytkownikami poprawia użyteczność, satysfakcję i wskaźniki konwersji – np. testy użyteczności mogą zwiększyć satysfakcję nawet o 86% lub podnieść konwersję do 400% w niektórych przypadkach.
Pytania dotyczące funkcjonalności:
- Jakie funkcjonalności powinna posiadać strona?
- Które z nich są absolutnie niezbędne (must-have), a które dodatkowe (nice-to-have)?
- Czy planujesz integrację z zewnętrznymi systemami (CRM, e-commerce, marketing automation)?
- Czy potrzebujesz sklepu internetowego lub systemu rezerwacji?
- Jakie formularze i punkty interakcji powinny znaleźć się na stronie?
Według najnowszych badań Baymard Institute, 18% użytkowników porzuciło koszyk w ostatnim kwartale właśnie z powodu zbyt skomplikowanego procesu zakupowego [baymard.com].
Pytania dotyczące wyglądu i estetyki:
- Jaki styl wizualny preferujesz (minimalistyczny, kreatywny, korporacyjny)?
- Jakie strony podobają Ci się pod względem wyglądu i dlaczego?
- Jakich elementów wizualnych chcesz uniknąć?
- Czy masz jakieś specyficzne wymagania dotyczące układu strony?
- Jakie emocje ma wywoływać Twoja strona u odbiorców?
💡 Protip: Wykorzystaj narzędzia AI do analizy najlepszych stron w Twojej branży. Sztuczna inteligencja może zidentyfikować wspólne elementy designu, które przyciągają uwagę i zwiększają konwersję, co pomoże Ci określić preferowaną estetykę w briefie.
Pytania techniczne:
- Czy posiadasz już domenę i hosting?
- Jakie systemy lub narzędzia zewnętrzne powinny być zintegrowane ze stroną?
- Czy masz szczególne wymagania dotyczące wydajności strony?
- Jak ważna jest optymalizacja pod urządzenia mobilne?
- Czy masz specjalne wymagania dotyczące bezpieczeństwa?
Pytania dotyczące budżetu i harmonogramu:
- Jaki budżet przeznaczasz na projekt?
- Kiedy chciałbyś uruchomić stronę?
- Czy są jakieś szczególnie ważne daty lub wydarzenia, które należy uwzględnić w harmonogramie?
- Jak wyobrażasz sobie proces wdrożenia i szkolenia?
- Czy planujesz dalszy rozwój strony w przyszłości?
Pytania dotyczące SEO i marketingu:
- Jakie słowa kluczowe są dla Ciebie najważniejsze?
- Czy prowadzisz działania marketingowe, które powinny być zintegrowane ze stroną?
- Czy masz konkretne cele SEO?
- Jak planujesz promować swoją stronę?
- Czy masz już opracowaną strategię content marketingową?
Jakie informacje powinien zawierać profesjonalny brief projektowy?
Profesjonalny brief projektowy dla strony WordPress powinien zawierać konkretne informacje, które pozwolą wykonawcy zrozumieć Twoje potrzeby i wymagania. Upewnij się, że Twój brief zawiera następujące elementy:
Informacje o firmie i marce:
- Pełna nazwa firmy i dane kontaktowe.
- Profil działalności i główne produkty/usługi.
- Historia i wartości marki.
- Aktualna pozycja rynkowa i główni konkurenci.
- Unikalna propozycja wartości (USP).
Cele biznesowe i KPI:
- Główne cele strony internetowej (np. generowanie leadów, sprzedaż, budowanie świadomości).
- Mierzalne wskaźniki sukcesu (KPI).
- Pożądany zwrot z inwestycji (ROI).
- Długoterminowa wizja rozwoju strony.
Miałem klienta z branży wellness, który początkowo planował prostą stronę wizytówkową. Podczas przygotowania briefu okazało się jednak, że jego głównym celem jest sprzedaż abonamentów, co całkowicie zmieniło zakres projektu. Dzięki szczegółowej rozmowie o celach biznesowych udało się stworzyć stronę, która generowała zapisy na zajęcia online, zamiast tylko informować o ofercie.
Charakterystyka grupy docelowej:
- Szczegółowy opis person (demograficzne, psychograficzne, behawioralne cechy).
- Potrzeby i problemy, które rozwiązuje Twój produkt/usługa.
- Punkty bólu i motywatory.
- Ścieżka zakupowa klienta.
- Preferencje dotyczące komunikacji.
Wymagania dotyczące funkcjonalności:
- Lista wszystkich funkcji, które strona powinna posiadać.
- Hierarchia funkcji (must-have vs. nice-to-have).
- Integracje z zewnętrznymi systemami (CRM, marketing automation, systemy płatności).
- Wymagania dotyczące formularzy i innych elementów interaktywnych.
- Specyfikacja sklepu internetowego lub innych modułów (jeśli dotyczy).
Wytyczne dotyczące wyglądu i treści:
- Aktualna identyfikacja wizualna (logo, kolory, typografia).
- Strony referencyjne i inspiracje.
- Koncepcja UX/UI (jeśli jest już opracowana).
- Struktura nawigacji i mapa strony.
- Plan zawartości (content plan).
Specyfikacje techniczne:
- Informacje o domenie i hostingu.
- Wymagania dotyczące wydajności.
- Wymagania dotyczące responsywności.
- Potrzeby związane z bezpieczeństwem.
- Kompatybilność z przeglądarkami i urządzeniami.
SEO i marketing:
- Kluczowe słowa i frazy.
- Strategie SEO.
- Integracje z narzędziami analitycznymi.
- Plan działań marketingowych.
Budżet i harmonogram:
- Całkowity budżet projektu.
- Podział budżetu na poszczególne etapy.
- Harmonogram realizacji z kamieniami milowymi.
- Daty graniczne i planowana data uruchomienia.
- Plan konsultacji i spotkań przeglądowych.
Proces odbioru i dalszej współpracy:
- Kryteria akceptacji projektu.
- Procedura testowania i zgłaszania uwag.
- Plan wdrożenia i szkoleń.
- Strategia rozwoju i utrzymania strony.
- Warunki wsparcia po wdrożeniu.
Przykładowy formularz briefu projektowego dla strony WordPress
Poniżej przedstawiam praktyczny formularz briefu, który możesz wykorzystać przy planowaniu swojej strony WordPress:
1. Informacje o firmie
- Nazwa firmy: _________________
- Adres strony www (jeśli istnieje): _________________
- Branża: _________________
- Krótki opis działalności: _________________
- Główni konkurenci (podaj 3-5 przykładów): _________________
- Co wyróżnia Twoją firmę na tle konkurencji?: _________________
2. Cele biznesowe strony
- Główny cel strony (wybierz jeden): □ Generowanie leadów □ Sprzedaż produktów/usług □ Budowanie wizerunku □ Edukacja użytkowników □ Inny: _________________
- Jak będziesz mierzyć sukces strony?: _________________
- Jakie działania mają podejmować użytkownicy na stronie?: _________________
3. Grupa docelowa
- Główna grupa docelowa (wiek, płeć, lokalizacja, zawód): _________________
- Drugorzędne grupy docelowe: _________________
- Główne potrzeby i problemy Twoich klientów: _________________
- Jak Twój produkt/usługa rozwiązuje te problemy?: _________________
4. Funkcjonalności strony
- Funkcje obowiązkowe (must-have): □ Strona główna □ O firmie □ Oferta/Produkty □ Formularz kontaktowy □ Blog □ Galeria □ Sklep internetowy □ System rezerwacji □ Inne: _________________
- Funkcje dodatkowe (nice-to-have): _________________
- Potrzebne integracje z zewnętrznymi systemami: _________________
5. Wygląd i estetyka
- Preferowana kolorystyka: _________________
- Przykłady stron, które Ci się podobają (podaj adresy i co konkretnie Ci się podoba): _________________
- Strony, których wygląd Ci się nie podoba (podaj adresy i co konkretnie Ci się nie podoba): _________________
- Czy posiadasz już materiały graficzne (logo, zdjęcia, grafiki)?: _________________
6. Aspekty techniczne
- Czy posiadasz domenę?: _________________
- Czy posiadasz hosting?: _________________
- Czy potrzebujesz pomocy w zakupie domeny i hostingu?: _________________
- Jakie przeglądarki i urządzenia są najważniejsze dla Twoich użytkowników?: _________________
- Czy masz specjalne wymagania dotyczące wydajności lub bezpieczeństwa?: _________________
7. Budżet i harmonogram
- Budżet projektu: _________________
- Planowana data uruchomienia strony: _________________
- Czy są jakieś wydarzenia lub kamienie milowe, które należy uwzględnić?: _________________
8. SEO i marketing
- Najważniejsze słowa kluczowe dla Twojej działalności: _________________
- Czy prowadzisz już działania marketingowe online?: _________________
- Czy potrzebujesz pomocy w zakresie SEO?: _________________
9. Dodatkowe informacje
- Czy planujesz samodzielnie aktualizować treści na stronie?: _________________
- Czy potrzebujesz szkolenia z obsługi systemu WordPress?: _________________
- Inne uwagi i pytania: _________________
Formularz ten stanowi podstawę do rozpoczęcia rozmów z wykonawcą. Im więcej szczegółów podasz, tym łatwiej będzie stworzyć stronę, która w pełni odpowiada Twoim oczekiwaniom i potrzebom biznesowym.
Korzyści wynikające z dobrego briefu
Dobrze przygotowany brief projektowy dla strony WordPress zapewnia oszczędność czasu i pieniędzy. Jasno określone wymagania minimalizują liczbę poprawek i zmian w trakcie procesu, co przekłada się na krótszy czas realizacji i niższe koszty.
Dokument zwiększa precyzję realizacji projektu. Wykonawca dokładnie wie, czego oczekuje klient, dzięki czemu może dostarczyć produkt zgodny z wymaganiami. Brief pomaga w skutecznej komunikacji, eliminując nieporozumienia i frustrację po obu stronach.
Brief wspomaga również kreatywność. Wbrew pozorom, dobrze określone granice nie ograniczają kreatywności, lecz ją ukierunkowują. Wykonawca może skupić się na tworzeniu rozwiązań w ramach określonych parametrów, zamiast tracić czas na opcje, które i tak nie spełniałyby oczekiwań klienta.
Dodatkowo dla Ciebie, jako dla wykonawcy, brief jest zabezpieczeniem. Po pierwsze, pozwala Ci wpisać dokładne wymagania co do projektu do umowy. Dzięki temu możesz uniknąć problemów w sytuacji, gdy klient chce nowe funkcjonalności albo drastyczne zmiany spoza briefu.
Po drugie, brief stanowi swojego tamę, spadochron przed wejściem w nierentowne projekty.
Powtarzam jak mantrę – najpierw biznes, potem strona. Pytania o biznes klienta w briefie mają za zadanie po części zbadać jego kondycję.
Jeśli klient nie posiada informacji, których brief wymaga, lub nie chce ich podać, to jest bardzo mocna czerwona flaga. No bo jak dostarczyć satysfakcjonujące rozwiązanie klientowi, który… nie wie, czego chce? To daje Ci czas na to, żeby odstąpić od projektu w porę.
Czerwoną flagą jest też sam fakt, że klient np. nie ma strategii marketingowej czy strategii sprzedaży. Samo posiadanie produktu to za mało.
Na co uważać podczas przygotowania briefu?
Podczas tworzenia briefu projektowego strony WordPress warto unikać kilku pułapek. Brief nie powinien być zbyt ogólny. Stwierdzenia typu “chcemy nowoczesną stronę” czy “strona powinna się podobać klientom” są zbyt nieprecyzyjne, by były użyteczne. Zawsze staraj się konkretyzować swoje oczekiwania.
Z drugiej strony, brief nie może być też zbyt sztywny i szczegółowy. Pozostaw przestrzeń na kreatywność i ekspertyzę wykonawcy. Zbyt rygorystyczne wytyczne mogą ograniczyć potencjał projektu i prowadzić do nieoptymalnych rozwiązań.
Kolejną pułapką jest nierealistyczne określenie zakresu prac w stosunku do budżetu i harmonogramu. W edycji raportu Standish Group z 2015 r. podano, że tylko ok. 29% projektów IT kończy się sukcesem (w budżecie, na czas i z pełnym zakresem). Według PMI, 52% projektów doświadczyło scope creep w ostatnim roku (wzrost z 43% pięć lat temu). W sektorze publicznym ten odsetek rośnie aż do 81% [runn.io].
W swojej karierze spotkałem się z klientem, który w briefie zawarł listę funkcji typowych dla dużych portali, oczekując ich realizacji w ramach budżetu podstawowej strony firmowej. Dopiero po dokładnym omówieniu kosztów i pracochłonności poszczególnych rozwiązań, udało się dostosować zakres do rzeczywistych możliwości.
Brief nie powinien też pomijać informacji o grupie docelowej i celach biznesowych. Nawet najpiękniejsza wizualnie strona nie spełni swojej funkcji, jeśli nie będzie dopasowana do potrzeb użytkowników i celów biznesowych.
Konsekwencje pominięcia briefu w procesie tworzenia strony
Całkowite pominięcie briefu w procesie tworzenia strony WordPress prowadzi do szeregu negatywnych konsekwencji. Brak briefu powoduje nieporozumienia komunikacyjne między klientem a wykonawcą. Bez jasno określonych oczekiwań każda ze stron może inaczej interpretować zakres i cele projektu.
Projekty bez briefu często doświadczają ciągłych zmian zakresu prac. Klient dodaje nowe wymagania w trakcie procesu, co prowadzi do opóźnień i przekroczenia budżetu. Badania pokazują, że projekty bez formalnego briefu przekraczają budżet średnio o 45%.
Finalny produkt często nie spełnia oczekiwań klienta, co prowadzi do frustracji i niezadowolenia. W mojej praktyce zauważyłem, że projekty bez briefu średnio trzy razy częściej kończą się konfliktami dotyczącymi zakresu i jakości wykonanych prac.
Miałem klienta, który uparcie twierdził, że brief jest niepotrzebny, bo “wie czego chce”. Po trzech miesiącach prac i niezliczonych rundach poprawek, projekt wciąż był daleki od zakończenia. Ostatecznie i tak musieliśmy wrócić do punktu wyjścia i stworzyć dokument podobny do briefu, żeby uporządkować współpracę.
Pominięcie briefu można porównać do podróży bez mapy – możesz ruszyć w drogę, ale prawdopodobieństwo, że dotrzesz do właściwego celu na czas i bez niepotrzebnych kosztów, jest bardzo niskie.
Podsumowanie
Brief projektowy to fundamentalny element procesu tworzenia strony internetowej na WordPress. Dokument ten pełni funkcję informacyjną, organizacyjną i zabezpieczającą dla całego projektu. Dobrze przygotowany brief zawiera informacje o firmie, celach biznesowych, grupie docelowej, funkcjonalnościach oraz harmonogramie i budżecie.
Korzyści płynące z wykorzystania briefu to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy, zwiększenie precyzji realizacji oraz lepsza komunikacja między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Przygotowując brief, warto unikać takich błędów jak zbyt ogólne zapisy, zbyt rygorystyczne wytyczne czy nierealistyczny zakres prac.
Całkowite pominięcie briefu w procesie tworzenia strony prowadzi zazwyczaj do nieporozumień, przekroczenia budżetu i terminów oraz niezadowolenia z końcowego produktu. Inwestycja czasu w przygotowanie dobrego briefu zawsze zwraca się wielokrotnie na późniejszych etapach projektu.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu profesjonalnego briefu dla swojej strony WordPress, wypełnij formularz kontaktowy na mojej stronie. Z przyjemnością pomogę Ci stworzyć dokument, który będzie solidnym fundamentem Twojego projektu online.